11:11 Fitness · CRM DopamineLab (Bot Sofía)
Qué implica configurar los cambios que pidió el equipo comercial: lo que el sistema ya hace, lo que falta construir, los prerrequisitos reales y el tiempo estimado de cada parte.
Preparada por DopamineLab · junio 2026 · sucursal piloto: Armida
Antes de los pasos, conviene tener claro qué hace hoy el sistema. Varios pedidos asumen piezas que todavía no existen, y eso cambia el tiempo real.
suc:* en cada lead nuevo (un router lee la conversación de Sofía y etiqueta la sede).Que cada lead nuevo caiga solo con el vendedor en turno, y que ningún vendedor pueda robar leads. La buena noticia: se enchufa a lo que ya existe — no se construye desde cero.
suc:*Hoy, al ponerse el tag suc:* ya se dispara un workflow que crea la oportunidad — pero sin dueño. Lo único que falta es ponerle dueño según el turno. Por eso no se crea un workflow nuevo de oportunidad (eso duplicaría): se agrega el paso de asignación dentro del flujo que ya corre.
La asignación se maneja con un calendario semanal de turnos: qué vendedor recibe los leads en cada franja de cada día. Ese calendario es distinto en cada sucursal. Es la misma estructura replicada por sede, cambiando las ventanas horarias y los usuarios. Lo recomendable: un Router por sucursal.
Por cada sucursal, definan su tabla de turnos como la de Armida (abajo), incluyendo fines de semana. Y confirmen que los vendedores existen como usuarios en DopamineLab CRM — no se puede asignar a quien no existe (ver §4: Alquimia hoy no tiene usuarios creados).
| Periodo | Ventana de asignación | Recibe |
|---|---|---|
| Lun–Vie · mañana | 9:50 pm (noche ant.) → 1:00 pm | Matutino del día |
| Lun–Vie · tarde-noche | 1:01 pm → 9:49 pm | Luis |
| Sábado | Vie 10:00 pm → Sáb 4:00 pm | Luis Miguel |
| Sáb tarde → Dom mañana | Sáb 4:00 pm → Dom 4:00 pm | ⚠ Por definir |
| Domingo | Dom 4:01 pm → inicio matutino lunes | Amy |
lead-asignado, y tener los usuarios creados en DopamineLab CRM (§4).suc:*, pipeline de Sucursales PC4EBpZzm1kAD4g8iygk).Es un workflow vivo con cientos de oportunidades: prueben los cambios con un contacto de prueba antes de soltarlo a producción.lead-asignado → terminar (no reasignar al que regresa).El candado de “ya asignado” se hace con un tag porque las condiciones de DopamineLab CRM no pueden leer el dueño/owner del contacto — limitación conocida de la plataforma.Day of the Week + Time of the Day (operadores is on or after / is before).DopamineLab CRM evalúa de arriba hacia abajo y gana la primera que se cumple → fin de semana arriba. El Time of the Day va de 15 en 15 min: 9:50 pm se redondea a 9:45 pm.lead-asignado.{{contact.assigned_user}} para que la oportunidad nazca con dueño. (Para oportunidades ya creadas, usar Update Opportunity con el mismo owner.)Las ramas de Armida (mapa para construir):
Algunas cuentas no permiten “O” dentro de una sola rama. En ese caso pártanla en dos (ej. B1a “viernes noche” y B1b “sábado mañana”), ambas a Luis Miguel. Resultado idéntico, solo más ramas.
Por cada vendedor, en Settings → Team → (usuario):
DopamineLab CRM no tiene un permiso nativo de “no puede cambiar el owner”; solo existen Admin y User. Con Only Assigned Data el robo hacia otros queda cerrado, pero un vendedor sí podría cambiar el dueño de un contacto que ya es suyo. Para blindaje total existe un “workflow centinela” que revierte cambios de owner — opcional.
suc:* → no entra a este flujo y no se asigna. Es un gap abierto del router.¿Quién recibe los leads del sábado 4:00 pm al domingo 4:00 pm? Única franja sin cubrir. (a) Extender a Luis Miguel, o (b) que Amy arranque antes.
Roberto pidió que “el sistema genere la cita y se agregue al calendario del colaborador en turno”. Aquí hay que ser claros: eso no es posible hoy, y no es un workflow — es un proyecto con varios prerrequisitos.
teamMembers=[]): sin personas asignadas, no generan ningún horario.Lo que sí se puede pronto, sin el proyecto completo:
tour-por-confirmar.tour-por-confirmar → Create Task / Internal Notification al vendedor en turno (“Nuevo Tour por confirmar”).Para que el bot ofrezca horarios por sucursal y reserve en el calendario del colaborador en turno, en orden:
El Nivel 2 no es solo tiempo: tiene bloqueadores técnicos por resolver (sobre todo el límite de 1 agendado por bot). El estimado es orientativo y puede crecer según cómo se resuelvan.
Para leads nuevos, la sucursal ya se etiqueta sola. El problema es el histórico (contactos anteriores al 31 de mayo): de 3,539 contactos viejos, solo 6 tienen tag de sucursal.
Como hay un solo número de WhatsApp para todas las sedes, la sucursal no sale de un dato estructurado — está en la conversación. Al medir los 3,533 sin etiquetar aparecieron dos poblaciones:
| Población | Cantidad | ¿Etiquetable? |
|---|---|---|
| Orgánicos (llegaron por WhatsApp) | ~1,784 | Sí — 93% tiene conversación que dice la sucursal |
| Importación masiva (18-mar) | ~1,749 | No por chat — 0% tiene conversación que leer |
O sea: el trabajo real de “leer el chat y etiquetar a mano” es sobre ~1,784 contactos. Los ~1,749 importados no tienen conversación, así que no se pueden etiquetar leyendo — necesitarían otro criterio (teléfono, origen de pauta) o quedan fuera de alcance.
suc:* correcto (conviene hacerlo en bloques por sucursal).~1,784 contactos × revisión de conversación = 10–45 h a mano (según qué tan a fondo se lea). Es un volumen alto y propenso a error humano. (Esta clasificación es automatizable; aquí se estima el esfuerzo manual.)
Esto dejó de ser opcional: es prerrequisito de la asignación (§1) y de los calendarios (§2). No se puede asignar un lead ni una cita a un vendedor que no existe en DopamineLab CRM.
No carguen contraseñas en hojas compartidas. Que cada quien la cree en su correo de activación.
suc:*, o por Owner para la base de un vendedor).Conviene separar dos cosas que suelen llamarse igual "dashboard": los conteos de volumen (que el equipo arma en el CRM) y el tablero ejecutivo del embudo (el modelo de 8 KPIs que compartió el equipo).
En Reporting → Dashboard se agregan widgets (Add Widget) con los conteos directos del embudo. Ejemplos útiles para 11:11:
El modelo de 8 KPIs que compartió el equipo —con los porcentajes en semáforo (meta/alerta), los benchmarks por fase y el diagnóstico que señala dónde se fuga el prospecto— no sale con los widgets de fábrica. Esa capa tiene su guía dedicada (alcance, captura de datos y tiempos) y se aborda por separado.
Cómo usar etiquetas, subir citas y días de prueba, cambiar estatus, dar seguimiento, subir un prospecto que no llegó por el bot — no se configura, ya funciona en el CRM.
Actualizamos el Knowledge Base y dejamos la referencia lista para que el equipo tenga las respuestas a la mano. Ustedes no configuran nada aquí.
| Tarea | Quién | Estimado |
|---|---|---|
| Crear usuarios faltantes (Alquimia, etc.) — prereq | Ustedes | 1–2 h |
| Prerrequisitos asignación (User IDs + tag) | Ustedes | 0.5 h |
| Router por turno — Armida (sobre el WF existente) | Ustedes | 3–4 h |
| Replicar router · otras 4 sucursales | Ustedes | 6–8 h |
| Permisos anti-robo (todos) | Ustedes | 2.5–3 h |
| QA por ventana y sucursal (5) | Ustedes | 5–10 h |
| Creación de oportunidad | — | ya existe · 0 |
| Aviso al recepcionista en handoff (Nivel 1) | Ustedes | 1–2 h |
| Auto-agendar cita (Nivel 2 · con bloqueadores) | Ustedes | 12–24 h* |
| Etiquetar histórico por sucursal (~1,784 con chat) | Ustedes | 10–45 h |
| Histórico importado (~1,749 sin chat) | — | fuera de alcance |
| Repartir histórico entre vendedores | Ustedes | 3–5 h |
| Exportes | Ustedes | ~0 (min) |
| Dashboard de KPIs · Capa A (conteos de volumen) | Ustedes | ~4 h |
| Tablero ejecutivo del embudo M1–M8 · Capa B | — | guía aparte |
| Actualizar KB / dudas del equipo | DopamineLab | — |
| Total estimado (trabajo de su equipo) | ≈ 48–108 h |
Entre 48 y 108 horas — del orden de 1.5 a 3 semanas de trabajo enfocado de un administrador del CRM. Los dos grandes columpios son el etiquetado del histórico (10–45 h) y el proyecto de auto-agendado (12–24 h, con bloqueadores técnicos). No incluye el mantenimiento continuo del calendario de turnos. (*) el Nivel 2 puede crecer según cómo se resuelvan sus bloqueadores.